電子メールを活用しよう@E-Mail
はじめに
電子メールと言えば、インターネットが普及し始めた時代に最も便利なコミュニケーションツールでした。ネット歴の長い方なら、あの頃に E-Mail を使っていた思い出を懐かしく感じるかもしれません。しかし現在では、インスタントメッセージが E-Mail に取って代わり、欠かせないコミュニケーションツールとなっています。それでも、一部の場面ではまだ電子メールが必要になることがあります。それなら、電子メールをしっかり活用してみましょう✉️
スパムへの対処
思い出してみましょう。多くの中国人が最もよく使っているメールは何でしょうか？それは QQ メールです。テンセントが完全無料で提供するメールサービスで、あなたの QQ 番号と紐づいており、すべての QQ 番号にメールアドレスが付与されています。しかし、このメールにはスパムが頻繁に届くこともあるため、改良してみましょう。
QQ メールのアプリをダウンロードしてログインすると、大量のスパムが溜まっていることに気づくかもしれません。それならゆっくり掃除しましょう。掃除の過程で、特定のメールアドレスからの受信拒否やスパムとしてマークを選択できます。そうすれば、そのアドレスからのメールはすべてスパムフォルダに振り分けられます。スパムフォルダに入ったメールは、普段の作業や娯楽を邪魔するような通知は一切来ず、静かにゴミ箱に捨てられ、本当にスパムなのかどうかの確認を待つだけです。多くの場合、ゴミ箱内のメールは直接削除して問題ありません。QQ メールのスマートな迷惑メール対策システムのおかげで、多くのスパムは自動的にブロックされゴミ箱行きになりますが、その一方で必要なメールまでブロックされてしまうこともあります。その場合は、必要な時に自分で探しに行く必要があります。
複数のメールを使い分ける
異なるメールサービスを用途に応じて使い分けましょう。
私は、完美メールと QQ メールの2つを常用し、さらに网易企業メールを CC 送信先として使用しています。最初の2つは通常の用途で使い、网易メールにはほとんどログインしません。しかし、重要な内容が私のメールに届くと、同じ内容のメールが自動的に网易企業メールにも CC 送信されます。頻繁にログインしないため、関連アプリをダウンロードする必要もなく、通知に邪魔されることもありません。万一重要な内容を失ってしまった場合でも、网易企業メールを確認すればバックアップを見つけられます。もう必要ないと確認できたら、网易企業メールの中身を空にすればいいのです。
優先度の設定
ブログのコメント通知をタイムリーに受け取り、審査するために、すぐに通知してくれるメールが必要です。しかし、インスタントメッセージとは異なり、主流の IM ソフトはこうした通知を簡単に非表示にできてしまいます。ましてや私のようにすっきりした UI が好きな人間は、IM ソフトのホーム画面をきれいに整理してしまうため、誤って削除してしまい忘れてしまうこともあります。そのため、ブログのコメント情報は私のメールの中で最優先のイベントにしています。QQ メールなら、アプリが即座にプッシュ通知を送り、新着メールを教えてくれます。IM ソフトと連携すれば、そちらでも通知を受け取れます。もし忘れてしまっても、未読メッセージがあればデスクトップのアイコンにバッジが表示され、メールを確認するよう促してくれます。パソコンでは、QQ にログインしていれば、新しいメールが届くと画面右下にポップアップが表示されます。
一方、GitHub の star や issue のイベントは、私にとって次に優先度の高いイベントです。これらはあまり重要でないか、受け取っても処理に時間がかかるものです。そのため、過度に気にする必要はありません。そこで、これらの通知は完美メールで受け取るようにしています。他のソフトからのプッシュ通知はなく、ソフト自体の通知機能だけがプッシュを提供してくれますが、网易企業メールのように通知が一切ないのと比べれば、許容できる時間内にメールの到着を知ることができます。また、こうした煩雑な問題を処理するには、メールを繰り返し確認する必要があるため、完美メールを作業用メールとして使用しています。完美メールはプライバシー性が高く、QQ 番号に紐づいていないため、関係のない通知を受け取ることはありません。同時に、外部にメールアドレスを提供する際も、必要な機関にのみこのアドレスを渡すことで、完美メール内を清潔で整ったメール処理環境に保てます。
おわりに
この3つのメール以外にも、Google の Gmail は非常に優れたメールサービスです。これらの電子メールをうまく活用することで、生産性を大きく向上させることができ、かつてのインターネットの趣を体験することもできるでしょう。